En date du 25 Mars 2015, le Diocèse de Cyangugu a accueilli les Evêques Catholiques Rwandais en visite de travail, en vue d’étudier les modalités d’adaptation et d’application de la gestion professionnelle dans les services de leurs Diocèses respectifs.
La réunion a été introduite par la messe dans la Cathédrale de Cyangugu et c’était le jour de l’Annonciation du Seigneur
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Etaient présents six Evêques : Mgr Smaragde MBONYINTEGE, Evêque de Kabgayi et Président de la Conférence Episcopale du Rwanda, Mgr Alexis HABIYAMBERE, Evêque de Nyundo, Mgr Philippe RUKAMBA, Evêque de Butare, Mgr Vincent HAROLIMANA, Evêque de Ruhengeri, Mgr Antoine KAMBANDA, Evêque de Kibungo et Mgr Célestin HAKIZIMANA, Evêque de Gikongoro. L’Archidiocèse de Kigali était représenté par l’Abbé Canisius NIYONSABA, Econome adjoint chargé du patrimoine, et le Diocèse de Byumba par l’Abbé Lucien HAKIZIMANA, Econome diocésain.

Etaient présents aussi les Abbés Jean de Dieu HODARI et Fidèle NIYOMANA, respectivement Secrétaire Général et Secrétaire Général Adjoint de la CEPR, Madame Pascasie MUSABYEMUNGU, chargée de partenariat et de renforcement des capacités institutionnelles /CRS Rwanda, le Coordinateur du service de Planification Stratégique, Suivi et Evaluation de la CEPR, ainsi que les deux techniciens de la CEPR chargés du Renforcement des Capacités.

Les Evêques ont été accueillis par Mgr Jean Damascène BIMENYIMANA, Evêque de Cyangugu, en présence du Vicaire Général, Mgr Prudence RUDASINGWA, les prêtres responsables des services diocésains et tous les employés.
Au cours de cette réunion, les Evêques ont visité tous les services dans les bureaux localisés dans l’ancien évêché, résultat de la restructuration réalisée, depuis 2010.

A tour de rôle, les responsables des services visités ont brièvement expliqué aux hôtes les attributions qu’ils détiennent et les procédures utilisées en vue d’assurer la gestion professionnelle et la synergie entre les services.
Voici les services visités et les attributions respectives:

1. Portier
A l’entrée, le portier a expliqué les procédures d’accueil et d’enregistrement des visiteurs

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2. Réception et secrétariat central
La secrétaire réceptionniste a dans ses charges la réception et le classement du courrier, l’envoi du courrier sortant ainsi que l’archive des documents, le suivi de tous les courriers entrants et sortants, la gestion et le contrôle de la photocopieuse et du Livre d’Or.

3. Econome diocésain
Il est l’administrateur de gestion de tout le patrimoine du Diocèse. Il autorise les payements suivant les termes de référence des activités approuvées par les responsables des services diocésains. Cependant, il ne participe pas au suivi de l’exécution des activités des autres commissions et services ; ces derniers maintiennent le droit de regard et de signature sur les comptes bancaires de leurs services respectifs.
Des limites d’autorisation soit par l’Econome, le Vicaire Général et l’Evêque sur base du montant à débloquer ont été fixées par le manuel des procédures de gestion du Diocèse de Cyangugu.
4. Chef financier
Le prêtre chef financier est chargé de l’approbation de tous les dossiers financiers avant l’autorisation de l’Econome et il en est de même pour d’autres procédures de payement. Il fait le suivi des services en vue de rappeler les échéances de payement.

5. Comptabilité centrale :
La comptabilité générale, des tiers, analytique et celle des projets est assurée par un seul et même service qui produit des rapports périodiques et des états financiers des différents services du Diocèse.
Un serveur géré par l’Econome diocésain centralise toute l’information comptable de tous les services diocésains.

6. La caisse centrale
Tous les services diocésains sont servis par une seule caisse centrale et les payements cash sont fixés suivant le Manuel des procédures de gestion en place.

7. Gestionnaire des Ressources Humaines :
Dans ce Diocèse, la gestion des ressources est assurée par ce service : Gestion quotidienne du personnel et des dossiers y relatifs, contrôle de l’emploi du temps, consolidation des plans de travail de tous les employés et établissement du calendrier commun des descentes sur terrain, organisation de la communication interne par l’affichage des annonces, organigrammes, photos et communiqués,…

8. Service chargé de logistique et approvisionnement :
Un même service coordonne la gestion du patrimoine foncier, les approvisionnements, la gestion du stock, du charroi automobile, l’entretien et réparation des infrastructures diocésaines.

9. Service de Renforcement des Capacités Institutionnelles
Ce service est chargé du développement des outils de gestion, planification trimestrielle et annuelle consolidée, formation de nouveaux prêtres et du personnel sur la gestion professionnelle, suivi et accompagnement, contrôle interne des opérations courantes,….

10. Caritas diocésaine
Le Directeur de la Caritas diocésaine, comme tous les autres responsables des services diocésains, est chargé de la planification, l’exécution, le suivi et l’évaluation des activités, en harmonie avec le plan d’action annuel consolidé. Il fait le suivi de l’exécution du budget et il approuve les termes de référence avant tout payement
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11. Paroisse Cathédrale
Les Evêques ont aussi visité les services de la caisse et de la comptabilité centrales de la paroisse Cathédrale de Cyangugu
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Au terme de leur visite, les Evêques ont apprécié le pas franchi dans la restructuration des services du Diocèse de Cyangugu et ils ont invité les services de l’Eglise à étudier comment adapter chez eux ce modèle de gestion professionnelle.